EnglishToday ภาษาอังกฤษวันละคำ มาเรียนภาษาอังกฤษออนไลน์ ด้วยตัวเองกันเถอะ: พฤศจิกายน 2015

คำขึ้นต้น

Formal email ใช้ Dear name, To name,

Informal email ใช้ Hi name, Helo name,

Email โดยปกติมักเขียนปนกันระหว่างการเขียนอย่างเป็นทางการ( Formal )ที่มักใช้จดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) Email ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลางๆ(Neutral) หรือไม่เป็นทางการ (Informal) แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับผู้ใหญ่ เนื้อหาที่เขียน ก็ต้องเป็นทางการ

โครงสร้างของการเขียน Email ประกอบด้วย

1.ชื่อเรื่อง ( Subject)

2.คำทักทาย /ชื่อผู้ที่เขียนถึง (Name)

3.เนื้อหา

4.สรุปก่อนจบ (Final comment)

5.การลงท้าย (Close)

6.ลงชื่อผู้ส่ง

1.ชื่อเรื่อง( Subject)

หลักในการเขียน ถ้าเป็น Subject ใหม่ – ตั้งเป็นวลี หรือ ประโยคสั้นๆ เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เรา ต้องการสื่อ เช่น

- Request for …

- Meeting on date …

- Seminar on ….

- Dinner Talk by Mr. P. Brown

- Good to Learn

Subject กรณีตอบเรื่องที่เขาเขียนมา

- Re : ชื่อเรื่องเดิม

2. คำทักทาย

Formal หรือ เป็นกลางๆ : มักขึ้นต้นคล้ายเรียน ใช้ Dear ตามด้วย Mr.,Mrs.,Ms +ชื่อคน เช่น Dear Mr. Sun , Dear K.Naree ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir /Madam, ถ้าส่งถึงหลายคนพร้อมกัน ก็ใช้ Dear All, Dear Colleague, Informal : คล้ายกล่าวสวัสดี ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ หรือใช้ Dearต่อด้วยชื่อก็ได้ เช่น Dear Mary, หรือจะใส่ชื่อไปเฉยๆเลยก็ได้ เช่น Mary,

กรณี คนไทย มักนิยมใช้คำนำหน้าชื่อว่า

- คุณ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Khun , K. เช่น Khun Malee,

- พี่ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Pi ,P., P’, P` เช่น P’Ming,

- น้อง ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Nong , N.,N’, N` เช่น N’Tong

3. เนื้อหา

• การเขียนครั้งแรกควรมีการแนะนำตัวเอง ถ้าอีกฝ่ายยังไม่รู้จักเรา

• การอ้างเหตุผลที่ที่เขียนมา เช่น

- I am writing in connection with ….

- I am writing with regard to …..

- I’m writing about ….

- Your name was given to me by …

- I got your name from ..

- We would like to point out that ..

- Please note that ….

• การอ้างถึงเรื่องที่เขาเขียนมา เช่น

- Please refer to your email regarding +ชื่อเรื่อง

- Regarding หรือ Concerning (เกี่ยวกับ) + ชื่อเรื่อง

- Thank you for your email of….

- Re your email …….

- I apologize for not getting in contact with you before now. -กรณีตอบช้า

- Sorry for late reply – กรณีตอบช้า

• การแนบเรื่อง/ส่งfile (Attachment)

เช่น

-Please find the attachment.

-Please find the attachment herewith.- ความหมายคล้าย “ตามเรื่อง/เอกสาร แนบพร้อมนี้”

-I am pleased to attach herewith the annual report for….

-Please kindly find out attached file of…..

-Please find attached report.

-Please see attached file.

-I’ve attached….

-I’m sending you …. as a pdf file.

-Here is the …. you wanted.

-See attached.

• การขอข้อมูล (Asking for information) เช่น

- Could you give me some information about…

- I would like to know …

- I’d be grateful if you could ...

- Could you please send me…

- Could you please hand/ forward me…

- Please send me ….

- I’d appreciate your help on this.

• การให้/แจ้งข้อมูล

เช่น

- I’m writing to let you know that ….

- I would like to inform you that …

- Just a note to say …

- Please be informed that ….

-I am delighted to tell you that ….

-We regret to inform you that …-กรณีบอกข่าวไม่ดี/ปฏิเสธ

4.สรุปก่อนจบ (Final comment)

- I am looking forward to seeing you in the near future.

- I will prepare it accordingly.-กรณีบอกว่าจะเตรียมการตามที่เขาขอหรือที่สัญญากันไว้

- Thank you for your cooperation.

-Thank you for your kind assistance.

- Thank you for your help.

- Please do not hesitate to contact us again if you require any further information.

- Please feel free to contact me.

-Talk to you soon.

- I’ve got to end it now.

- I have to go.

- Got to go now.

- Keep in touch.

- Have a nice weekend.

- See you later.

- See you soon.

- Bye for now.

5.การลงท้าย (Close)

- Regards,

- Best regards,

- With best regards,

- With kind regards,

- Warm regards,

- Warmest regards,

- Thanks and Regards,

- Yours sincerely,

- With love,

- All the best,

- Bye,

- Ta ra, (หมายถึง Bye Bye – คนอังกฤษใช้)

6.การลงชื่อ

ลงชื่อมี/ไม่มีนามสกุล

ถ้าเป็นทางการ และต้องการให้เขาทราบรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเรา จะใส่ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ โดยพิมพ์ชิดด้านซ้ายท้ายการลงชื่อ คำย่อที่นิยมใช้

ASAP = As Soon as Possible

AAMOF = As a Matter of Fact

BBL = Be Back Later

B4 = Before

CU = See You

EZ = Easy

2U2 = To You Too

GF = Girl friend

BF = Boy friend

P.S. = Post script

LTNS = Long Time no See

JIC = Just in case

Thks & Rgrds = Thanks and Regards

asap = as soon as possible

cc = carbon copy (when you send a copy of a letter to more than one person, you use this abbreviation to let them know)

enc. = enclosure (when you include other papers with your letter)

pp = per procurationem (A Latin phrase meaning that you are signing the letter on somebody else's behalf; if they are not there to sign it themselves, etc)

ps = postscript (when you want to add something after you've finished and signed it)

pto (informal) = please turn over (to make sure that the other person knows the letter continues on the other side of the page)

RSVP = please reply

คำศัพท์ เกี่ยวกับอีเมล์

Archive คำสั่งหรือที่อยู่สำหรับการเก็บสำรองข้อมูล (Backup)

Attached File การส่งไฟล์แนบไปกับอีเมล

Inbox ที่อยู่ที่เก็บเมลที่มีคนอื่นส่งเข้ามา

BCC: Blind Carbon Copy หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย โดยคนที่ได้รับเมลอื่นๆ จะไม่ทราบ

CC: Carboy Copy หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย

Compose การเรียกใช้คำสั่งในการสร้างเมลเพื่อการจัดส่ง มีความหมายเดียวกับ New Mail

Deleted Items ที่อยู่ที่เก็บเมลที่ถูกลบไว้ สามารถกู้เมลกลับคืนได้จากโฟลเดอร์นี้

Draft ทีอยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังเขียน หรืออาจเขียนยังไม่เสร็จ

Email Account / Email Address หมายถึงชื่อที่อยู่อีเมลของเรา ตัวอย่างเช่น info@it-guides.com เป็นต้น เพื่อเป็นการระบุตัวตนของเรา

Forward การส่งเมลที่ได้รับจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคนหนึ่ง

Outlook Express โปรแกรมสำหรับรับส่งเมลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา โปรแกรมนี้จะมาพร้อมกับ Windows สำหรับเวอร์ชั่นใหม่ ได้ถูกเปลี่ยนเป็น Microsoft Mail แทน

Microsoft Outlook ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมสำหรับรับส่งเมล จาก Microsoft แต่เป็นเวอร์ชั่นที่สูงกว่า Outlook Exress, Microsoft Mail และเป็นโปรแกรมที่ต้องซื้อเพิ่มเติมด้วย

POP3: Post Office Protocol version 3 มาตราฐานอย่างหนึ่งในการรับส่งเมล์

Reply All การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังทุกๆ คนที่มีรายชื่ออีเมลในเมลฉบับนั้น ทั้งในช่อง To และ ช่อง CC (ส่วนบนของในเมลที่เราเขียนขึ้นมา)

Reply การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังผู้ส่งถึงเราเท่านั้น

New Mail การเขียนเมล์ฉบับใหม่ มีความหมายเดียวกับ Compose

Out of Office คำสั่งในการกำหนดรายละเอียดว่า เราไม่ได้อยู่ในสำนักงาน เวลามีใครส่งเมลถึงเรา จะได้รับตอบกลับเมลแบบอัตโนมัติ

Outbox ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังส่งออกไป (กำลังส่ง)

Send/Receive คำสั่งในการส่งเมลออก และตรวจสอบเมล์ใหม่เข้ามาในขณะเดียวกัน

Send items ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เราได้จัดส่งออกไปแล้ว

Web Mail หมายถึงการเช็คอีเมลผ่านทางเว็บไซต์โดยตรง

ใช้ประกอบการจบท้าย กรณีเขียนไม่เป็นทางการ

^_^ หรือ : ) หมายถึง ยิ้ม

> <” หรือ : ( หมายถึง เสียใจ

ตัวอย่าง Subject : Meeting on Monday.

Dear All,

Pleased be informed that we will have a monthly meeting on Monday, September 17th, from 02:00-04:00 p.m. at Conference room. The subject discussed will be about our new organizational structure.

Please make yourself available to attend the meeting.

Regards,

Andre.

ตัวอย่างการใช้อีเมลล์ในการทำงานในบริษัท

เรายังมีตัวอย่างในการส่งและรับ หรือ การตอบโต้กันระหว่างบุคคล 2 คน ในงาน

นี่คือเหตุการณ์ของ 2 บริษัทซึ่งกำลังทำธุรกิจร่วมกัน บริษัทหนึ่งเป็นลูกค้า และอีกบริษัทเป็นผู้ขายให้ ทั้งสองได้ตกลงซื้อขายและผลิตสินค้าให้แก่กัน หลังจากนั้นได้มีการติดต่อกันผ่านทางอีเมลล์เกี่ยวกับการซื้อขาย การร้องเรียน แจ้งข่าวสาร ประชุม และอื่นๆ ดังนี้

1-จดหมายยืนยันหรือย้ำเตือนความจำในการสั่งซื้อสินค้า(Reminding or comfirming letter)

Dear K.Thakkie,

Good morning K.Thakkie. How are you?

According to our last meeting on 13 May 2010, I would like to remind you one more time about our first delivery as follows;

1. Part name : Side door A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs and

2. Part name : Bumper A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs

All these parts name will be delivered to us on 20 May 2010.

I would like to confirm with you if this is our same understanding and we are looking forward to hearing from you.

Best regards,

Abbie Goda

Managing Director

11/63 Moo4 T.Banlamung, A.Banlamung, Chonburi

Tel : 038 234567

Fax : 038 234567

Email : abbie@kkt.com

http://www.kkt.com

2-จดหมายตอบกลับการยืนยันจากผู้ขาย(Comfirming letter)

Dear K.Abbie,

Good afternoon. How have you been?

According to your email, we have the same understanding about the order. We are preparing this and it will be delivered to you on 20 May 2010 early morning.

We are sure that the goods will be sent to you with good care.

Best regards,

Thakkie Devi

Plant manager

110 Moo4 T.Banlamung, A.Banlamung, Chonburi

Tel : 038 234534

Fax : 038 234534

Email : thakkie@mmmt.com

http://www.mmmt.com

3-จดหมายร้องเรียนจากลูกค้า(Complaint letter)

Dear K.Thakkie,

Thank you very much for your deliver. We recieved them on time but there is just a small problem that we would like to inform you. There are some dirty on the goods and this becomes our extra process to clean before our next process.

This is just a small problem but it is not expected to happen here so we would like you to add more process or find some ways to make sure that the products are cleen enough before packing and sending out to us.

We also want to know your action in report. It would be great if you could finish it very soon. We hope you can seek a good way to solve the problem .

Best regards,

Abbie Goda.

Managing Director

11/63 Moo4 T.Banlamung, A.Banlamung, Chonburi.

Tel : 038 234567

Fax : 038 234567

Email : abbie@kkt.com

http://www.kkt.com

4-จดหมายร้องเรียนจากลูกค้า(Complaint letter)

Dear K.Abbie,

Thank you very much for your email. And we would like to say sorry and apologise for our mistake. This should not have happened and should have been rechecked before delivered.

Thank you again for your suggestion. We are having a meeting to seek the way to end this problem. We will inform you one more time soon about our action on this.

If you don't mind, we can send some of our people to help you sort out and clean the goods. If you are ok with this, we will go to your place today afternoon. I have to say so sorry about this one more time.

Best regards,

Thakkie Devi

Plant manager

110 Moo4 T.Banlamung, A.Banlamung, Chonburi

Tel : 038 234534

Fax : 038 234534

Email : thakkie@mmmt.com

http://www.mmmt.com

ประโยคขึ้นต้น ที่ใช้อ้างถึงอะไรสักอย่างเพื่อจะทวนความจำ หรือทำให้ผู้รับรู้ว่าเรากำลังจะพูดถึงอะไรต่อไป

Formal email ใช้

With reference to + noun, ...

With regards to + noun, ...

Regarding + noun, ...

I'm writing with regard to + noun เช่น I'm writing with regard to your recent email.

Further to + noun, ...

Thank you for + noun ... เช่น Thank you for email of 2 November.

As per your request, ... เช่น As per your request, I've attached a copy of the agenda.

Informal email ใช้

Re + noun, ... เช่น Re your email, ...

In reply to + noun, ... เช่น In reply to your email, ...

Thanks for + noun. เช่น Thanks for your email.

(It was) Nice to hear from you yesterday. ...

As requested, ... เช่น As requested, here is my monthly status report.

Request

I'd appreciated it if + sentence

เช่น

I'd appreciated it if you could join us in the meeting on Tuesday. เป็น indirect sentence ที่ทำให้นุ่นนวลขึ้น แต่ก็จะทำให้ฟังห่างเหินขึ้นด้วย

Do you think you could (possible) + verb

เช่น

Do you think you could help me work out how to fix this bug? (indirect)

Would it be possible to + verb

เช่น

Would it be possible to extend the deadline until next Friday?

Could you (please) + verb

เช่น

Could you meet with everyone for a meeting on Tuesday? (สำหรับ routine request คือ คำขออันที่เป็นหน้าที่รับผิดชอบของเค้า หรือเป็นคำขอปกติ ควรละ please ไว้ เนื่องจากไม่ควรใช้ flowery language มากเกินไป ซึ่งจะทำให้เข้าใจผิดว่าเป็นการประชดประชันได้)

Would you mind + Ving

เช่น

Would you mind sending me another copy of the agenda?

Please + verb

Attachment

Please find attached my report (ระวัง attached ก็เป็นช่อง 3)

I have attached sth. for your perusal.

I have attached sth.

Thank you

I really appreciate + noun เช่น I really appreciate your help.

I appreciate + noun เช่น I appreciate your help on this.

Thank you for + noun เ่ช่น Thank you for your assistance in this matter. หรือ Thank you for your help.

Thank you.

Thanks.

Diplomatic สำหรับกรณีที่มีความผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นของเรา หรือของเค้า ก็ควรเขียนอย่างสุภาพ คือเราจะไม่บอกตรงๆ นะเอง

I'm afraid + sentence

เช่น

I'm afraid that we haven't received the payment yet. หรือ I'm afraid there will be a small delay.

It seems + sentence

เช่น

It seems we have a slight problem. (แปลว่า เรามี problem นะเอง)

I think + sentence

เช่น

I think there may be an issue here. (แปลว่า เราไม่เห็นด้วย)

To be honest, I'm not sure + sentence

เช่น

To be honest, I'm not sure we can do that (แปลว่า เราไม่สามารถทำแบบนั้น อาจจะเราทำไม่ได้ หรือเราไม่ทำ ก็ได้)

Perhaps we should think about + Ving - ออกแนวชักชวน ของแนวร่วม

เช่น

Perhaps we should think about cancelling the project. (แปลว่า อยากจะ cancel แหละ แต่บอกว่า ลองคิดดูมั้ย สำหรับ cancel นี้ประหลาดค่ะ สำหรับ British ใช้ cancelling เป็น ll แต่ American ใช้ canceling ก็นะ อยู่ที่เราจะใช้ตามหลักของอะไร)

Wouldn't it be better to + verb

เช่น

Wouldn't it be better to ask Paul. (แปลว่า ไปถาม Paul ซะ ไป๊)

Unfortunately, + sentence - ออกแนวโทษโชคชะตา ซะงั้น ไม่มีใครผิดหรอก

I apologize for + noun

เช่น

I apologize for any inconvenience caused. อันนี้ขอโทษกันตรงๆ (อย่าลืมว่า caused ข้างหลังเป็นช่อง 3 นะค่ะ)

หรือ ตัวอย่างประโยคอื่นๆ เช่น

Actually, that doesn't give us much time (แปลว่า เรามีเวลานิดเดียวเอง จริงๆ นะ)

That might be quite expensive. (แปลว่า That's very expensive แต่บอกอ้อมๆ ว่า น่าจะแพงทีเดียวนะ -- ตอแหลจริงๆ)

For future contact

I look forward to + Ving เช่น I look forward to receiving your reply.

Look forward to + Ving เช่น Look forward to seeing you next week.

I'm looking forward to + Ving

เช่น

I'm looking forward to seeing you in the meeting สำหรับการใช้ looking แทน look เป็นการแสดงว่ากำลัีงใจจดใจจ่อ รอจะพบคุณอยู่นะ มันเห็นภาพมากกว่า look เฉยๆ

Looking forward to + Ving เช่น Looking forward to hearing from you.

I hope to + verb เช่น I hope to hear from you soon.

Hope to + verb เช่น Hope to see you then. (informal)

See you then. (informal)

If you would like any additional information, please do not hesitate to contact me.

If you have any questions/queries, please feel free to contact me.

If you have any questions/queries, please feel free to let me know. (informal)

Let me you if you require any further information.

คำลงท้าย

Sincerely yours,

Best regards,

Regards,

Cheers, (informal)

ขอบคุณที่มา : http://english-madmonster.blogspot.com/2009/08/email-pattern.html
: http://www.lang-koff.com/Email_writing.htm

ค้นหาบล็อกนี้

วันพฤหัสบดีที่ 26 พฤศจิกายน พ.ศ. 2558

Email: Pattern

Attached please find

จำนวนการดูหน้าเว็บรวม